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为何工单管理与客服质检管理是客服系统的最难点?

如果你做过客服系统,你就知道要想高效管理企业产品问题、提升优化产品,那就要花时间在工单管理、客服质检2点上。


工单是什么?



工单管理在客服系统也可叫做任务list。利用工单,将任务流转到技术部、财务、行政部门、HR部门、仓库部门、甚至是外部部门。



为何工单管理与客服质检管理是客服系统的最难点?


  工单的流转 


工单以客服系统承载,流转了公司各个业务部门同事。


为何工单管理与客服质检管理是客服系统的最难点?

  工单的list表单 


上图是我在搭建公司客服系统的工单列表,大部分是属于公司的业务字段,同时我们将工单拆分为跟踪工单、运营工单、技术工单3个类型



跟踪工单

跟踪工单指的是分配给自己未结束或自己创建的工单,同时跟踪工单的状态分别是工单结束、任务指派结束做判别点。


运营工单

不需要开发、或没有产品的BUG问题,需要市场、运营、售后部门解决,则属于运营工单。这类工单,会流转给上面公司各个部门。


技术工单

产品的逻辑问题、以及功能缺陷、用户期待的功能,都属于这类。技术工单也可以作为产品经理需求池的来源。







工单详情,指派任务详情




为何工单管理与客服质检管理是客服系统的最难点?

为何工单管理与客服质检管理是客服系统的最难点?


  工单详情 



工单详情记录了客户问题来源去处,同时起着跟踪问题的目的。详细记载经办人、创建人、问题的解决情况。

我建议中后台产品经理在设计工单上,核心的原则是:

还原客户问题

帮助每个业务人员在阅读工单后,快速了解问题和定位问题。找到解决方式,标记出工单的状态:创建、编辑、记录、修改、结束。

工单的更新次数

工单创建和流转后,所有经办人会组建成为一个类似群组的通知关系。工单的上面状态发生变更,都要通知群组成员。时刻提醒成员知道客户问题的进展

工单的搜索次数

工单搜索侧面反应了客户问题的重要性和公司人员参与度。当问题较为严重关联了较多部门,增加工单的搜索入口是方便查找工单。同时搜索次数也反应了问题的严重情况和部门的重视情况,侧面起着客服系统的业务融合深度。


工单的紧急程度

除了前面提到的工单状态,工单的紧急程度也有:一般、紧急、非常紧急、立即解决。类似产品经理的需求池管理一样,紧急的工单提醒机制和展示文案、色彩都会更加突出。




工单的增删改查


为何工单管理与客服质检管理是客服系统的最难点?


▲ 工单的状态修改 



这是来自某个客服系统的工单记录变更页面,因为公司团队数据原因就不方便展开自己的工单内容了。


围绕着工单的数据增删改查,前期要依靠客服系统建立权限管理开通客服系统使用者的工单变更权限。


同时为了还原问题,工单所关联的订单号、子订单号显示和定位在这不可少。


工单来源


和工单list一样,工单的创建来自呼叫中心、还是客服部门、还是来自运营部门;


工单问题类型


在我们自己的客服系统里,工单类型有:手机账户修改、退货、换货。所以问题类型根据企业自己的业务不同,问题则不同。企业可以筛选在客服系统常出现的问题,做类型提前设置。


指派状态


指派状态标识工单的流转情况,业务上要求尽可能降低未指派的工单出现,提升指派的工单完成效率。所以指派的状态标记要和客服系统的消息通知关联。


指派角色


在自己公司的客服系统指派角色有供应商、运用部门、技术部门,但在其他公司的业务上,指派角色有区别的。所以不能统一标准,但要确定的是指派角色是最小化的任务单元。











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(作者:佚名编辑:baobao)
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